WPS Office-PDF, Word, Sheet

Analyysin teki Appwesome

Kun työpäivään kuuluu liitteiden avaamista puhelimella, pieni tekstikorjaus matkalla tai lomakkeen täyttäminen ennen määräaikaa, yksi tuttu sovellus voi olla helpompi kuin usean erillisen työkalun välillä hyppiminen. Minulle WPS Office-PDF, Word, Sheet on juuri tällainen käytännöllinen vaihtoehto: mobiilitoimisto, jossa asiakirjojen käsittely, taulukot ja PDF-työt löytyvät saman sovelluksen sisältä. Se ei tee puhelimesta täysimittaista tietokonetta, mutta auttaa hoitamaan monia pieniä ja keskisuuria tehtäviä silloin, kun kannettavaa ei ole käsillä.

Kyseessä on WPS SOFTWARE PTE. LTD:n tuottavuussovellus, jonka voi ladata ilmaiseksi. Sen keskiarvo on 4,6 yhteensä noin 5,9 miljoonan arvion perusteella, ja asennuksia on kertynyt yli 500 miljoonaa. Sovellus on tarkoitettu kaikenikäisille käyttäjille, sillä sen ikäluokitus on PEGI 3. Versio 18.25.1 toimii Android 7.0:aa uudemmissa tai vastaavissa järjestelmäympäristöissä, ja mukana voi olla sovelluksen sisäisiä ostoksia. Nämä laajat käyttömäärät kertovat suosiosta, mutta omaa valintaa kannattaa silti arvioida sen mukaan, millaisia tiedostoja käsittelet ja kuinka paljon muokkaat niitä puhelimella.

Käytännön työskentely puhelimella

Kun teen lyhyitä töitä puhelimella, pyrin pitämään jokaisen tehtävän rajattuna: ensin tunnistan tiedoston ja tavoitteen, sitten muokkaan vain tarpeellisen ja lopuksi tarkistan tallennetun version. Tässä osiossa keskityn siihen, miten tällaisesta peruspolusta saa sujuvan myös silloin, kun keskeytyksiä tulee tai samaan asiakirjaan palaa myöhemmin. Selkeä rutiini auttaa myös huomaamaan, milloin työ kannattaa siirtää suuremmalle näytölle.

Peruspolku tiedostosta valmiiseen dokumenttiin

Heti ensimmäiseksi täytyy sanoa, että WPS Office hurmaa selkeällä ja intuitiivisella käyttöliittymällään. Sovelluksen avaaminen tuntuu kuin astuisit omaan henkilökohtaiseen toimistoon. Kaikki tärkeimmät toiminnot ovat muutaman napautuksen päässä, mikä tekee siitä todella helppokäyttöisen myös vähemmän teknisesti orientoituneille käyttäjille.

Kun avaat sovelluksen, sinua tervehtii selkeä valikko, josta pääset suoraan käsiksi eri asiakirjatyyppeihin. Oli sitten kyseessä Word-dokumentti, laskentataulukko tai PDF, kaikki on järjestetty loogisesti. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos olet usein liikkeellä ja tarvitset nopeaa pääsyä tiedostoihisi.

Arjessa hyödyllinen rutiini on aloittaa tiedoston käsittely tunnistamalla, mitä oikeasti tarvitset: nopean katselun, pienen tekstimuutoksen vai kokonaisen uuden version. Jos saat kokousmuistiinpanot PDF:nä, voit merkitä niihin huomiot ja pitää alkuperäisen tiedoston erillään muokattavasta versiosta. Jos taas tehtävänä on korjata asiakirjan päivämäärä tai lisätä kappale, tekstinkäsittelytila sopii paremmin kuin PDF-merkinnät. Tämä pieni valinta vähentää riskiä, että alat muokata tiedostoa väärällä tavalla.

Esimerkiksi opiskelija voi avata puhelimessa opettajalta saadun materiaalin, lisätä PDF:ään omia huomioita ja siirtyä myöhemmin tietokoneelle tekemään lopulliset muutokset. Työmatkalla taas voi tarkistaa, onko raportista tullut uusin versio, ja korjata yhden selkeän kirjoitusvirheen ennen sen jakamista. Tällaiset tehtävät sopivat mobiilisovellukselle paremmin kuin pitkän tekstin taittaminen tai laajan taulukon rakentaminen pienellä näytöllä.

Asetukset ja valinnat, jotka kannattaa tarkistaa

Yksi WPS Office-sovelluksen suurimmista vahvuuksista on sen kattava ominaisuusvalikoima. Voit luoda, muokata ja jakaa asiakirjoja helposti. Sovellus tukee useita tiedostomuotoja, mikä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse huolehtia yhteensopivuusongelmista. Tämä on erityisen kätevää, kun työskentelet eri laitteiden välillä tai jaat tiedostoja kollegoiden kanssa.

Yhteensopivuus ei kuitenkaan tarkoita, että jokainen tiedosto näyttäisi kaikilla laitteilla täsmälleen samalta. Monimutkaiset asettelut, erikoisfontit tai pitkät taulukot voivat vaatia tarkistamista sen jälkeen, kun tiedosto avataan toisessa ohjelmassa. Ennen tärkeän asiakirjan lähettämistä katson siksi sivut läpi myös PDF-muodossa tai vastaanottajan käyttämässä ohjelmassa, jos se on mahdollista. Tämä on erityisen järkevää ansioluettelon, lomakkeen tai tulostettavaksi tarkoitetun raportin kohdalla.

Jos käytät pilvitallennusta, päätä itsellesi selkeästi, missä alkuperäinen tiedosto sijaitsee ja minne tallennat muokatun version. Kun sama asiakirja löytyy sekä laitteen muistista että pilvestä, nimet kuten “lopullinen” ja “lopullinen uusi” muuttuvat helposti sekaviksi. Käytän itse kuvailevaa nimeä ja lisään siihen version tai päivämäärän silloin, kun asiakirjasta syntyy useita luonnoksia. Tämä ei ole sovelluksen erikoistoiminto vaan pieni työtapa, joka tekee tiedostojen avaamisesta ja jakamisesta varmempaa.

Sovelluksessa on maksuttoman käytön lisäksi sovelluksen sisäisiä ostoksia, joiden hinnat voivat olla 0,05 eurosta 279,99 euroon, jos ne laskutetaan Playn kautta. Käytännössä kannattaa tarkistaa ostosnäkymä ennen maksullisen vaihtoehdon käyttämistä ja pohtia, tarvitsetko kyseistä toimintoa toistuvasti vai vain kerran. Jos työnkulkuusi riittävät perusasiakirjojen avaaminen, muokkaaminen ja jakaminen, maksulliseen valintaan ei kannata sitoutua vain siksi, että se näkyy käyttöliittymässä.

Nopeammat tavat toistuviin tehtäviin

PDF-muokkaus on toinen merkittävä ominaisuus. Voit lisätä merkintöjä, kommentteja tai jopa muuntaa PDF-tiedostoja muihin muotoihin. Tämä tekee siitä loistavan työkalun niille, jotka työskentelevät paljon sähköisten asiakirjojen parissa.

PDF:n käsittelyssä kannattaa erottaa toisistaan huomauttaminen ja varsinaisen sisällön muuttaminen. Kun tarkistat sopimusta tai kurssimateriaalia, kommentit ja merkinnät auttavat nostamaan kysymykset esiin muuttamatta alkuperäistä tekstiä. Jos asiakirjasta pitää tehdä muokattava versio, muunnos voi säästää aikaa, mutta tulos kannattaa tarkistaa huolellisesti: muotoilu voi vaatia siistimistä. Käytän muunnosta lähtökohtana, en lupauksena siitä, että jokainen rivi ja sivunvaihto säilyy täydellisenä.

Toistuvissa töissä nopeus syntyy ennen kaikkea rutiinista. Avaan tiedoston sen lähteestä, teen vain tarpeelliset muutokset ja tarkistan lopuksi sekä sisällön että tiedoston nimen. Jos jaan asiakirjan kollegalle, varmistan vielä, että valitsen oikean version enkä esimerkiksi keskeneräisiä muistiinpanoja sisältävää luonnosta. Kun tämä järjestys pysyy samana, kiireessä tulee vähemmän virheitä kuin silloin, kun napauttelee valikoita summassa.

Taulukkojen kanssa puhelin sopii hyvin lukujen tarkistamiseen, yksittäisen arvon päivittämiseen tai pienen listan täydentämiseen. Laajojen kaavojen rakentamisessa ja useiden sarakkeiden vertailussa näyttö käy kuitenkin nopeasti ahtaaksi. Käytän mobiiliversiota silloin, kun tarvitsen nopean korjauksen tai haluan tarkastella tietoja, ja siirrän monimutkaisemman analyysin suuremmalle näytölle. Näin sovellus toimii osana työnkulkua eikä pakota tekemään kaikkea yhdellä laitteella.

Pilvi, laitteiden välinen työ ja rajat

Sovelluksen yhteensopivuus eri alustojen kanssa on vaikuttava. Toimivuus on saumatonta niin Android- kuin iOS-laitteilla. Lisäksi integraatio pilvipalveluiden, kuten Google Driven ja Dropboxin, kanssa tekee tiedostojen hallinnasta entistäkin helpompaa. Voit tallentaa ja avata tiedostoja suoraan pilvestä, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Pilven käyttö helpottaa siirtymistä puhelimelta toiselle laitteelle, mutta se ei poista tarvetta tarkistaa tallennuspaikkaa ja synkronoinnin onnistumista. Jos työskentelen ilman varmaa verkkoyhteyttä, pyrin avaamaan tarvittavan tiedoston valmiiksi ja tarkistan myöhemmin, että muutokset näkyvät oikeassa paikassa. Luottamuksellisten asiakirjojen kohdalla noudatan myös oman työn tai opiskelupaikan ohjeita siitä, missä tiedostoja saa säilyttää ja jakaa. Helppo pääsy ei yksin ratkaise sitä, mikä tallennusratkaisu sopii kullekin dokumentille.

Tavallisiin toimistovaihtoehtoihin verrattuna WPS Officen etu on se, että PDF-, teksti- ja taulukkotyöt ovat samassa mobiilisovelluksessa. Jos käytät jo paljon Microsoftin tai Googlen työkaluja ja tarvitset niiden erityisiä yhteistyöominaisuuksia, voi olla sujuvampaa jatkaa niiden omissa sovelluksissa. Jos taas haluat puhelimeen yhden paikan tavallisten tiedostojen avaamiseen ja satunnaisiin muokkauksiin, WPS voi vähentää sovellusten vaihtelua. Valinta riippuu siis enemmän nykyisestä tiedostotavastasi kuin siitä, mikä paketti näyttää ominaisuuslistassa pisimmältä.

Sovellusta ei kannata valita ensisijaiseksi työkaluksi, jos teet päivittäin pitkiä asiakirjoja, vaativaa taittoa tai suuria laskentataulukoita. Näissä tehtävissä fyysinen näppäimistö, leveä näyttö ja työpöytäohjelman tarkemmat hallintamahdollisuudet ovat aidosti mukavampia. Myös tiimityössä kannattaa varmistaa, että muut osallistujat pystyvät käsittelemään tiedostoa omilla työkaluillaan. Puhelinsovellus on parhaimmillaan täydentävä työväline, ei automaattinen korvaaja kaikelle toimistotyölle.

Kenelle sovellus sopii parhaiten?

Jos mietit, miksi valita juuri tämä sovellus, vastaus on yksinkertainen: helppous ja monipuolisuus. WPS Office-PDF, Word, Sheet tarjoaa kaiken, mitä tarvitset moderniin työskentelyyn yhdessä paketissa. Tämä tekee siitä erinomaisen valinnan niin opiskelijoille, liikematkustajille kuin kenelle tahansa, joka tarvitsee tehokkaan toimistosovelluksen.

Suosittelisin sitä erityisesti ihmiselle, joka lukee paljon liitteitä, tekee ajoittain pieniä asiakirjamuutoksia ja haluaa käsitellä PDF:iä ilman erillisen sovelluksen avaamista. Opiskelijalle siitä voi olla hyötyä muistiinpanojen ja tehtäväpapereiden parissa, kun taas liikkuvalle työntekijälle se tuo mukaan mahdollisuuden tarkistaa tai korjata tiedosto ennen tapaamista. Jos taas työsi perustuu jatkuvaan yhteismuokkaukseen, tarkkaan ulkoasun hallintaan tai erittäin laajoihin taulukoihin, valitsisin rinnalle tai tilalle sen työympäristön työpöytäratkaisun, jota muutkin tiimissä käyttävät.

Ennen käyttöönottoa kannattaa miettiä myös omaa puhelinta ja työskentelytapaa. Pienellä näytöllä asiakirjojen lukeminen onnistuu, mutta pitkien tekstien kirjoittaminen voi tuntua hitaalta. Näppäimistöllä varustetulla tabletilla tai ulkoisella näppäimistöllä käyttö on luontevampaa, mutta silloinkin tiedoston lopullinen tarkistus on hyvä tehdä rauhassa. Sovelluksen ydinvahvuus on siinä, että pieni työ ei jää tekemättä vain siksi, että tietokone ei ole saatavilla.

Kun monipuolisuus on tärkeämpää kuin täydellinen työpöytäympäristö

Lopuksi, jos kaipaat luotettavaa ja kattavaa toimistosovellusta, joka pitää huolen kaikista asiakirjatarpeistasi, WPS Office on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Sen avulla säästät aikaa ja pystyt keskittymään tärkeimpiin asioihin, missä ikinä oletkin.

Oma arvioni on myönteinen, kun käyttö vastaa sovelluksen vahvuuksia: tiedoston avaaminen, nopea korjaus, PDF:ään tutustuminen tai pienen taulukon päivittäminen. Se on hyödyllinen valinta, jos haluat pitää nämä tehtävät yhdessä mobiilisovelluksessa ja hyväksyt sen, että osa töistä tuntuu edelleen paremmalta tietokoneella. Aloittaisin kokeilemalla yhtä tavallista tehtävää, kuten liitteen kommentointia tai taulukon yhden luvun muuttamista, ja tarkistaisin sitten, kuinka luontevasti tiedoston tallennus ja jakaminen sopivat omaan tapaan työskennellä.